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Chambery, Rhone, France

Assistante de direction

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Job ID 58004

Responsabilités, Périmètre and Contributions

  • Fournir un soutien administratif à plusieurs directeurs dans un environnement international.
  • Gérer efficacement les calendriers - faire preuve de discernement dans la gestion du temps et des calendriers et en se concentrant sur les priorités.
  • Organiser des réunions, notamment des réunions d'équipe - ce qui inclut la planification, la réservation de salles de réunion, l'assurance que les ressources de communication sont disponibles (visios, téléphone), la coordination des déplacements, la préparation de l'ordre du jour et la lecture préalable de documents, tout en veillant au respect des budgets alloués dans le cadre de la politique d'Owens Corning.
  • Organiser les voyages en faisant preuve de créativité et en tenant compte des coûts.
  • Gérer les dépenses et notes de frais de son service.
  • Fournir un soutien proactif pour suivre les actions et les délais des projets.
  • Anticiper les besoins d'information pour les réunions et les projets traités au cours de la journée et pour ceux qui ont lieu pendant les déplacements, et compiler les documents nécessaires.
  • Responsabilité budgétaire des réunions organisées, des voyages et des autres dépenses administratives (par exemple, les fournitures de bureau).
  • Responsable de la création des commandes pour le service.
  • Créer des présentations et des documents pour l'équipe, les réunions de direction avec la plus grande intégrité, le respect et la confidentialité
  • Servir de point de contact pour toutes les questions d'administration générale.
  • Maintenir des systèmes de classement papier et électronique appropriés
  • Filtrer les appels et les courriers
  • Coordonner et programmer des réunions avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau.
  • Développer et maintenir un réseau large, de haut niveau et efficace de contacts commerciaux et administratifs pertinents.
  • Point focal pour toutes les questions d'administration générale : demandes de réunion, commandes de fournitures, déménagements internes, recrutement de consultants externes, réservation de salles de conférence pour les grandes réunions et les installations de réunion, mise à jour des listes d'adresses et de distribution, etc.

Connaissances et aptitudes

Expériences

  • Au moins 5 ans d'expérience en tant que professionnel de l'administration et capacité de fonctionner au niveau administratif exécutif.
  • Maîtrise de l’anglais (écrit et oral)
  • Solide connaissance pratique de la suite MS Office, notamment Outlook, Excel, PowerPoint et Word.
  • Expérience de la communication interne et externe.
  • Bac+2 minimum

Connaissances et compétences

  • Excellentes aptitudes à la communication (écrite et verbale) et à l'organisation, et capacité à interagir efficacement dans un environnement multiculturel et multifonctionnel
  • Sens de l'organisation pour coordonner et des activités diverses.
  • Capacité à travailler et à gérer les délais, sous pression dans un environnement de travail dynamique, en évolution constante
  • Capacité à travailler de manière autonome et proactive avec un minimum de supervision et d'orientation.
  • Capacité à préserver la confidentialité des communications et des données sensibles.
  • Sens du service - a le désir de faire ce qui est nécessaire pour répondre aux besoins des équipes
  • Une grande aptitude à apprendre et à essayer de nouvelles méthodes pour obtenir des résultats.

À propos d'Owens Corning

Owens Corning est le leader mondial de matériaux dédié au bâtiment et à l’industrie. Les trois activités de l’entreprise sont dédiées à la fabrication et au développement d’une large gamme d’isolants, de matériaux d’étanchéité et de composites en fibre de verre. Bénéficiant des talents de 19000 employés dans 33 pays, Owens Corning fournit des produits innovants et des solutions durables qui traitent de l’efficacité énergétique, de la sécurité des produits, des énergies renouvelables, des infrastructures durables et de la productivité. Ces solutions apportent une différence significative aux clients de l’entreprise et rendent le monde meilleur. Basée à Toledo, dans l’Ohio, aux États-Unis, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 7,1 milliards de dollars en 2020. Créée en 1938 l’entreprise est classée Fortune 500®depuis 66 années consécutives. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulterwww.owenscorning.com.

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  • Administrative (ADM), Chambéry, Auvergne-Rhône-Alpes, FranceRemove

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